全国にサテライトオフィスを、R-Workの活用で時代の変化の流れに乗る

当社が提供しているR-Workサテライトオフィス提供サービスは社内でも活用しています。
そこで総務部総務課の課長である井上に、当時、当社が抱えていた課題やR-Workを活用することにした経緯、実際にR-Workを活用してみた感想を聞いてみました。R-Workの特長についてもまとめておりますので、ご興味をお持ちの企業様はぜひご一読ください。

インタビュー

<企業情報>
企業名 :株式会社ランシステム
URL  :https://www.runsystem.co.jp/
設立  :1988年12月21日
代表  :代表取締役社長   日高大輔

<参加者>
総務部 総務課  課長 井上 博計(中央)
システム外販部  部長 黒澤 一秀(左)
システム外販課  主任 伊藤 洋平(右)

課題

・安心、安全に利用できるテレワークのための場所の確保
・経費精算などの事務処理の手間
・新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止対策

効果

・全国にあるR-Work提供施設を安心、安全なテレワーク場所として活用できるようになった
・経費精算などの事務処理の手間を削減
・ConnectWiseControlアクセス(以下、コネクトワイズ)やAuthPoint(以下、オースポイント)の併用でより強固なセキュリティ環境を実現

ランシステムについてお教えください。

黒澤氏)
全国に130店舗以上あるスペースクリエイト自遊空間を運営する企業です。また、自遊空間の運営で培ったネットワーク環境構築やシステム開発、テレワーク環境に有用なソリューションの提供も行っています。
昨今、自遊空間はテレワークの場所として使用されるケースが増えていることから、2021年2月に全国の自遊空間と提携施設を法人決済でワークスペースとして利用できるサービス「R-Work」の提供を開始しました。
また2021年7月にはワーケーションにも力を入れているキャップクラウド株式会社の提供する法人向けシェアリングサービス「anyplaceパスポート」とサービスの相互乗り入れを行い。R-Work提供施設が全国約200箇所に拡大しました。

R-Workについてお教えください。

伊藤氏)
R-Workの大きなアピールポイントは、会社決済で施設を使えることです。
退店する際にかかる費用は飲食がなければ支払いは発生せず、請求書は企業に送られます。※1
そのため、社員が経費精算する必要がなく、立替といった一時的な自己負担をさせてしまうことも無くなります。その結果、経費精算に付随する事務手続きの削減が可能です。
また、R-Workでは入室、退室の時刻がクラウド記録されるので、管理画面から誰が、いつ、どの店舗を利用したかがわかる仕組みになっており労務時間の把握が可能です。
現在、R-Workが提供しているプランは月々35,000円の定額制か、利用した分だけ支払いが発生する従量課金制の二つです。
※1R-Work提供時間以外の利用、入会金、飲食、物販については店頭支払いが発生します。

領収書

自遊空間はR-Workで利用できるとのことですが、コロナ対策はどのようにされていますか?

黒澤氏)
自遊空間は皆様に安心してご利用頂けるよう、複合カフェ協会が示したガイドラインに従い、安心、安全をモットーとした店舗運営をしております。
また、より安心してご利用頂けるよう、お客様による入退店時の自動受付・精算を可能とする非対面のセルフ店舗システムの導入店舗を拡大しています。(2021年9月時点で39店舗が対応)
セルフ店舗システムは、店舗運営における店舗スタッフの負荷軽減を目的に14年ほど前から、一部店舗で稼働させてきたものです。長年の店舗運営のノウハウが詰まっているこのシステムは、非対面型店舗の実現において非常に重要な役割を担っており、接客業を営む多くの企業からお問い合わせを頂いているソリューションでもあります。

R-Workを提供する側として、どのような仕組みを取り入れるべきだと考えていましたか?

黒澤氏)
ITリテラシーを要求せずに簡単に安全にリモートワークできる仕組みを提供する必要があると考えていました。
当社ではコネクトワイズという、VPNを必要とせずwebブラウザさえあれば安全に社内PCをリモート操作しテレワークできる仕組みを提供しており、店舗で利用できるようにしています。
また、社内ではこれに加えて、認証の仕組みをより安全にするためにもWatchGuard社の オースポイントによる多要素認証を組み合わせて使用しています。 より強固なセキュリティ環境で仕事をしたいお客様へご提案しています。
詳しくは、サイバーテレワークソリューションのページをご確認ください。

R-Workを利用される前の状況と課題をお教えください。

井上氏)
管理部門には持出PCを配布していませんでした。外勤職はPCとモバイルWi-Fiを持ち、自宅以外にも出先といったサードプレイスで作業できるようにし、掛かった費用は経費精算をしてもらっていました。
新型コロナウイルス感染症の感染拡大による一度目の緊急事態宣言時は、感染予防のためにテレワークを推奨しましたが、Webでの商談や会議、書類提出、印刷、経費精算等の事務処理をするために出勤する社員は一定数いました。会議室や個室の数は限られていますので、場所を確保するのに苦労しました。
また、自宅では家庭の事情で専用のスペースを作ることが難しい状況や情報漏洩の懸念、人によっては仕事のオンオフの切り替えができず、長時間仕事をし続けてしまうといった課題がありました。

R-Workを利用する決め手についてお教えください。

井上氏)
リモートワークのツールを整備するのはもちろんですが、従業員が安心して業務を行える環境の確保を重視していました。
自宅は各々の家庭で環境はまちまちですし、かといって会社は家庭に介入することはできません。
サテライトオフィスを借りる話はありましたが、費用が嵩むので現実的ではありませんでした。
そんな時、システム外販部が自遊空間を活用したR-Workの計画を立てていることを知り、これを使わない手はないと考えました。また、システム外販部が持つ、テレワーク用のソリューションを活用できることも大きなポイントでした。
サービス業を営む立場として、新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止に取り組むことは重要なことです。R-Workはそのために必要なものであることはもちろんですが、福利厚生の一環としても適している仕組みだと感じました。

実際にR-Workの制度で自遊空間等を利用してみてどうでしたか?

井上氏)
コネクトワイズを使えば、自遊空間のPCからでも社内PCを操作できますし、周りからパソコンの画面を覗かれる心配もなく、安心して仕事をできる場所を確保できました。
二度目の緊急事態宣言以降はテレワーク助成金を使って、管理部門の各個人にもPCを配布して、自宅、R-Work提供施設、どちらでも仕事ができるようにしました。
はじめは社内環境へアクセスするためのセキュリティなので難しい操作を想像していましたが、非常に簡単でした。コネクトワイズのサイトにwebブラウザでアクセスしてID、パスワードを入力すると、自分のスマホにプッシュ通知が届き、承認ボタンを押すだけなので誰でも簡単に使えるのに事務所にいるのと同等の作業ができ驚きました。
また、R-Workの管理者は、誰が、いつ、どこで仕事をしているかを管理画面から見られるので、労務管理の観点から見ても良いと思います。

伊藤氏)
コロナ禍で自宅でのテレワークになりましたが、家族がWeb会議や、コンフィデンシャルな情報を扱う機会が多く、私はお風呂で作業をしていました。ですが、どうしても音が漏れ聞こえてしまうことがあり、家族の仕事関係者からは情報漏洩を不安視されていたようです。
家族に迷惑が掛からないように心がけましたがなかなか難しく、会社に出るには感染リスクが高いので困っていましたが、R-Workで最寄りの自遊空間を気軽に利用できるようになり、家族に迷惑を掛ける心配はなくなりましたし、フリーWi-Fiを使える快適な環境でリモートワークができるのは非常に助かりました。

黒澤氏)
領収書の数が多くなるほど経費精算が面倒だなと感じる人は多いと思います。精算をする当事者だけでなく、上長の確認の時間や経理の処理も必要なので、実はものすごいコストが掛かっています。R-Workを利用するようになって、立て替えの負担もないですし、精算手続きに業務時間を割かずに済むのは非常に助かっています。
設備面では、自遊空間の鍵付き防音個室を使えば、web会議や通話をする場面でも他人を気にせず業務に集中できますし、レザープリンターできれいに営業資料を印刷することもできます。
自宅でのテレワークではオフへの切り替えが難しく、ふと気が付けば驚く時刻になっていたこともありました。R-Workの施設を使えば仕事のオンオフの切り替えが容易ですし通勤時間の短縮、移動距離の短縮による感染リスクの低下が期待できます。また、自宅でのテレワークには家族の理解も必要で、会社としてサテライトオフィスを提供することは、本人のみならず、従業員の家族にも優しい制度で福利厚生の観点から見ても良い制度ではないでしょうか。

R-Workを活用するにあたって社内で行った施策などはありますか?

井上氏)
当社の場合、オンラインの勤怠管理システムを使っていましたが、そういった仕組みがない企業にとっては、勤怠記録を取れることはメリットに感じられるのではないでしょうか。
また、弊社の場合一度目の緊急事態宣言のときに社内規定の見直しを行い、助成金でシステムの環境を整えていたので、R-Work導入の手間はほとんどありませんでした。もしも、システム面の整備がまだという企業であっても、弊社のシステム外販部のソリューションは安価に短期間で構築できるので、相談してみたらいいと思います。

R-Workの利用を検討する企業が不安に思うことや、それについての解決法について教えてください。

伊藤氏)
遊戯コンテンツで社員が遊んでしまうのではと懸念しているという話を聞くことがあります。R-Workは企業が利用させたくない施設の利用を制限することが可能です。また、コネクトワイズを利用すれば、PCでの作業時間や履歴などの操作ログやレポート作成機能もあり便利です。
また、PCが壊れてしまった場合、自遊空間に行けば作業ができるかというご相談を受けることがありますが、これもコネクトワイズを使っていれば容易です。
多くのコワーキングスペースはオープンエリアが大多数で、Web会議や通話がなかなかしにくく、機密情報が含まれた書類の作成に向きません。R-Workの施設には鍵付き防音個室や画面が覗かれにくい構造のブースがありますので安心して業務を行って頂けます。

最後にR-Workのおすすめポイントを教えてください。

井上氏)
場所に囚われる必要がなくなれば、事務所を持たないという選択をする可能性があると考えています。そうなれば、従業員の通勤費、事務所の賃貸料、水道光熱費といった固定費が削減できますし、最寄りのR-Work提供施設を利用すれば通勤時間も短縮することができます。削減したコストで福利厚生を強化したい気持ちもあります。
また、これまで地方だからと採用できなかった良い人材を採用できるようになりますので、人材確保の面でも有利になると考えています。
それを考えれば、全国各地に安心で、安全に仕事ができる場所を社員に提供できるR-Workは、アフターコロナを含めた将来的なことを考えても魅力的なサービスだと思っています。

伊藤氏)
社員の大半が施設を利用できて良かったと考えているようで、自宅の環境が整っている人ですら、施設を利用できるのは仕事する上でメリットに感じているようです。
これからの時代、テレワークは当たり前のものになると考えています。遊戯施設があることでR-Workの利用を躊躇している企業も多いとは思いますが、自宅であったとしても誘惑があることには変わりありません。
昨今、新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止対策の1つとして、企業のテレワーク推進が注目されています。今までも効率的な時間の活用、生産性向上を目的にテレワークを導入している企業はありましたが、このコロナ禍をきっかけに、社会的な見え方、捉え方も変化してきているように感じます。
コロナ対策や働き方の見直しを検討されている企業様がいらっしゃいましたら、是非、1つのツールとしてサテライトオフィス提供サービスR-Workを活用していただければと考えております。

黒澤氏)
コロナ禍の中、ワークスタイルやライフスタイルが大きく変化しています。これまでの企業は働きやすいオフィスに従業員を集め、平均的に結果を出すことを目指していたように感じます。テレワークを活用した働き方の時代では、サテライトオフィスという選択肢と有効なITツールを従業員に与えることで、より合理的に働いてもらい、より大きな成果を目指す時代に変化しているように感じます。
有能な人材は、変化できない企業から進化した企業に移動します。
サテライトオフィス提供サービスR-Workは、企業が契約し従業員に使ってもらう仕組みである点が特徴です。企業の成長のためにR-Workを有効活用いただきたいと考えております。

参考リンク

本事例で利用されているソリューションは以下です。

サイバーテレワーク用のソリューション一覧は以下をご覧ください。
https://cyber-telework.jp/solutions

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