【セミナーレポート】オンラインセミナー「自遊空間でいつでもどこでも安全・快適にテレワークを実現するには」

2021年6月17日(木)に、「自遊空間でいつでもどこでも安全・快適にテレワークを実現するには」と題したオンラインセミナーを開催いたしました。

初のオンラインセミナーとなる今回、多くの方からのお申し込みを頂き、当初予定していた定員を拡大してお送りいたしました。当日も多くの方にご視聴頂き、誠にありがとうございました。

コロナ禍によってテレワークを実施してみた結果、いい効果を生んだ部分もあれば、その一方で、それまでには見えていなかった業務をする場所やネットワークを含めた環境面など、様々な課題が見つかったことと思います。

当社はそうした中で、使いやすい価格、強固なセキュリティ、快適に使えるネットワークが完備された全国の自遊空間と提携施設を、テレワークの場所として企業が活用できるプラン「R-Work」の提供を開始しました。すでにご契約いただいている企業様からはその使いやすさから好評をいただいています。

そこで本セミナーでは、改めてこの「R-Work」と当社のテレワークソリューションをご紹介すると共に、テレワークの専門家である渡部豊氏とビジネスコンサルタントの吉政忠志氏をお招きし、一般的なテレワーク実施状況と改善方法、稟議にも使える市場データについて解説いたしました。

最後には講演者全員によるパネルディスカッションを行い、その中でご視聴頂いた方々からのご質問に回答いたしました。

本レポートはオンラインセミナーの概要をレポートとしてお知らせいたします。後日、セミナー動画も配信予定です。

◆基調講演「安心・安全なテレワークを実現・継続させるための3つの視点」
合同オフィスWATA 代表 セキュア・テレワークプロデューサー渡部 豊氏

テレワークやリモートワークへの理解があまりなかった時代から、このコロナ禍で政府や行政の指示の下、テレワークが推進される時代になりました。テレワークができない企業はその存在価値を疑われるとまで言われています。

もともとコロナ禍以前から働き方改革の実現策としてテレワークが提唱されており、その効果は「ワークライフバランス」「生産性向上・コスト削減」「雇用創出・優秀な社員の確保」「危機対応・地球環境保護」とされていました。しかし、なかなか浸透せず、テレワークはいわば「夢の働き方」という位置づけでした。

このコロナ禍によって多くの企業がテレワークに取り組むことになり、昨年末の時点でテレワークを継続したいと考えている人は78%を超えるほどとなっており、テレワークの実施効果を感じている人が多いともいえるでしょう。

しかしその一方で、一度目の緊急事態宣言後以降、テレワークを実施する企業は実は増加しておりません。

その理由としては、「労務管理」「コミュニケーション」「ITリテラシー・セキュリティ」「テレワーク出来ない業務の扱い」といった課題があげられています。

ではなぜこうした課題に上手く対応していくことができないのかと言えば、企業のテレワークへの取り組む姿勢が影響を与えているように思います。大体の企業が次の3つのパターンに分類されます。

  • 場当たり型

多くの日本企業にあてはまるもので、コロナ禍を契機にしてテレワークに初めて取り掛かる企業が多く、明確な方針や必要な対策を決めずにオフィスへの出社率だけを指標にしているため、だいたい1か月がテレワークに耐えられるのが限度のように思います。そして多くの会社が現在は基本出社するスタイルになっているように思います。

  • 危機対応型

東日本大震災を契機に、多くの企業が策定したBCP(事業継続計画)に従って、コロナ禍でのテレワークを実施したもので、BCPで予め定めた重要業務のみに重点を置いているために、BCPで定めた重要業務以外の対応が不十分であるため、テレワークの実施は数か月が限度と思えます。現在は出社と在宅のハイブリッド型になっているように思えます。

  • 持続可能型

ほぼすべての業務をテレワークで対応できるよう制度化、仕組み化しているため、多少の課題はあるものの比較的普段と変わらない状態で業務を実施でき、現在でもテレワークを継続しているように思います。

実は③のタイプは、外資系や一部のIT企業など、裁量労働制やみなし労働時間制を取り入れている企業が多いこともあり、テレワークはみなし労働でないとできないと思っている企業は結構ありますが、必ずしもこれらの人事・労務管理制度の見直しをしないと上手くいかないというわけではありません。

みなし労働時間制や裁量労働制を取り入れることはそう簡単なものではなく、やり方に寄っては破たんしてしまいます。それを避けるためにも段階を追って自社に合う方法を模索しましょう。その際、自宅とオフィス以外に働く場所の選択肢を設けたり、オフィスと同等の労働環境を準備すること、オフィスと同じ労務管理ができるようにすることも含めて考えていけると良いと思います。

今後、テレワークを継続すべきか悩んでいる企業は多くいると思いますが、いずれにしても会社と働く人の「安心」と「安全」、企業価値の向上をキーワードにテレワークで見えた継続に必要な課題を解決する必要があると思います。

それを考えるポイントは、各業務でテレワークができない理由と、どの範囲までならでき、どうすればできるのかをしっかり考えるということです。

例えば、家ではできないならサテライトオフィスやR-Workを活用する、テレワークありきのコミュニケーション方法と評価制度を取り入れると言ったことに加え、自社の業務の整理と改善、労務管理方法の見直しも行うべきでしょう。

また、よく情報セキュリティ対策ができてないことを理由に挙げられますが、私自身、自社で審査から認証まで、すべてフルリモートでもISO27001の取得に成功しています。既定の見直しを行い、環境の整備やセキュリティ教育もしっかりテレワークをベースに実施しました。

そういう意味でも、経営者や管理職が率先してテレワークに取り組むこともテレワークを根付かせるのには効果的だと思います。

実際、私が関与したあるお客様は、新システムが完成したにも関わらず、必要な業務整理や手順化ができていませんでした。そこで業務の棚卸しや担当者の明確化、手順化などの整理を約2か月で行ったところ、緊急事態宣言の翌週から正社員のテレワークが可能になりました。また数十名いた派遣社員も派遣元の企業から承認が下り次第、テレワークに入ることができています。

さて、各企業でテレワークを導入する際のこれらの重要ポイントを織り込んだのが、全国にある200拠点をリーズナブルな価格で利用できるR-Workです。R-Workはリラックスした環境で仕事に集中でき、オンとオフもしっかり過ごすことができる、鍵付き防音個室や高速インターネット接続環境、さらに最新のセキュリティソフトが入ったPCなどテレワークに必要なセキュリティ対策を行っています。

また、企業の労務管理に活用できるanyplaceというスマホ打刻管理システムが使用できます。これは誰が何時にどこの施設で働いたがリアルタイムで管理画面から確認することができることに加えて、企業ごとに利用可能な施設を指定できるなどテレワークでの労務管理を可能にしています。

結局のところ、テレワークを何のために行い、何処までの業務を行うか、どれだけの業務をテレワークに対応させるかと言ったことをしっかり考えていかなくては継続できるテレワークは実現しないでしょう。

またこうしたことを考えるときには、費用対効果(定量的効果)や顧客・従業員の満足(定性的効果)を一緒に考えていけば収益向上に繋がったり、採用が上手くいったりといった企業価値を高めることに繋がっていくのです。

企業にとってお金を儲ける事、株価を上げる努力をすることなど、企業価値を向上させることは重要です。

テレワークを戦略的に実行するには、「業務は対面中心で行うもの」という意識を変え、全社員がテレワークを行いやすい環境を準備することが大切です。そして自社のテレワーク環境に合わせたセキュリティ対策と勤怠管理、安全配慮義務といった労務管理を実現する方法を考えていくべきだと思います。

私たちオフィスWATAでは、セキュア・テレワークサービスとして、「場所」「環境」「制度」の3つの視点から企業価値を高められるテレワーク実現へのさまざまなお手伝いをしています。。また当社で実際に使っている、テレワークにおすすめできるツールのご紹介もしていますので、企業のテレワーク導入の際はぜひご相談ください。

「テレワークの市場動向とR-Workを提供する施設の特徴」
株式会社ランシステム システム外販部
部長 黒澤一秀

このコロナ禍でテレワークが推進されたことで、これまでの働き方では生まれなかった新たなテクノロジーや多様で柔軟な働き方といった変化が生まれています。その結果、先進的な企業には優れた人材が集まりやすくなり、さらなる成長を遂げているようです。いままでの守りのテレワークから攻めのテレワークにRevolutionするときが訪れたと考えています。

一方で、テレワークの課題は徐々に改善傾向であるものの、テレワークを実施する人たちの中には「落ち着いて仕事が出来ない」、「機密情報を含むWeb会議や電話ができない」といった場所に関係する課題を抱えている人がいます。

こうした課題はテレワークの普及を阻害する原因の一部となっており、企業の視点から見た時には、社員の勤怠や労働状況の把握が難しいことがあげられています。

特に、制度面、ICT環境の整備不足、業務場所の確保ができないことが課題とされているようです。また、家でテレワークを実施する人が多いことから、「家族からの理解が得られない」、「社員間コミュニケーションがとりにくい」などの要因からメンタル面でもストレスを感じている人も増えているようです。

こうした問題の一部分はサードプレイスの活用で解決することができます。

当社が提供するR-Workは、安定したネットワークインフラ、ビジネスプリンタ、大型モニターなど、業務に必要なICT環境が揃っており、また、一部店舗では鍵付き防音個室が用意されているなど、Web会議や機密性の高い業務の実施場所や集中して仕事を行いたいときに利用する場所としてお勧めです。

また本日(6/17)、当社のR-Workは、法人向けシェアリングサービス「anyplaceパスポート」と提携しました。7月1日より、働く場所の選択肢が増え、よりお客様にご利用いただきやすい環境を実現します。

詳しくは以下、URLをご参照下さい。

https://www.runsystem.co.jp/g1-pr/15599

株式会社ランシステム システム外販部
主任 伊藤洋平

R-Workは自遊空間及び全国の提携施設をサテライトオフィスとして利用できるサービスです。

法人契約形式の為、従業員がその月に利用した時間を集計し、月末に請求することになりますので、経費精算に関わる手間が削減できます。

<プラン>

・定額プラン:4万円~(リリースキャンペーン中35,000円)
・従量プラン:1時間当たり400円×利用時間

<R-Work特徴>

①企業の労務管理に活用できる打刻ロケーションシステムanyplaceが利用できる

anyplaceはスマートフォンと連携することで、場所と時間の情報を記録し、企業は自社の従業員の入室状況をリアルタイムで管理画面から確認することが可能です。

また、管理統制上、遊戯施設が付帯しているところを避けたい場合は、該当施設の利用を禁止する設定も可能です。

②法人決済の月額性

都度精算する必要がなく、毎月の利用料はまとめて企業に請求されるため、経費精算が不要です。

  • 同時利用数にフォーカスした企業単位のライセンス契約

ユーザー数での契約ではなく、同時利用数にフォーカスしたライセンス形態の為、契約したライセンス以上の人数の利用者の利用時間が被らなければ社員全員で使いまわしすることができるため、余計なライセンス契約をする必要がなく、コストを抑制することが可能です。

R-Work個別体験ツアーのご招待をしています。店舗のご紹介や鍵付き防音個室でのテレワーク環境を体験頂けますので、ご興味のある方は是非お声がけください。

また、現在、1ライセンスの定額プランの1か月無料キャンペーンを実施中です。お申込期限は7月15日(木)まで。対象店舗は自遊空間です。詳細はお問合せ下さい。

店舗の利用方法をご紹介する動画をご用意しています。ぜひご覧ください。
https://youtu.be/RTHzIGFJuw4?t=648

◆パネルディスカッション「テレワークの実際の課題と現実的な改善案」

パネリスト:
セキュア・テレワークプロデューサー 渡部 豊氏
株式会社ランシステム システム外販部 部長 黒澤 一秀
株式会社ランシステム システム外販部 主任 伊藤 洋平

モデレーター:
吉政創成株式会社 代表取締役 吉政 忠志氏

パネルディスカッションでは専門家を交えて、一般的に実施されているテレワークを振り返り、その改善点の解説と、講演者と聴講者で意見交換を行いました。

また、テレワーク環境の改善のための方向性を共有した上で、稟議書の書き方や市場データもご紹介しています。ここでは上がった話題の一部分と、パネリストからのコメント、視聴者からのご質問を掲載いたします。

吉政氏:生産性が課題になった時に上手くいった事例はありますか?

渡部氏:

定量的な効果はまだ明確になっていないように思います。日本企業は形からのテレワークというのが非常に多いので、いまはネットワークやセキュリティ対策などキャッシュアウトの方が多い企業も多いように思います。

また仕事の仕組みがないのでテレワークができないという場合は、適切にテレワークを実施するには結構な手間がかかることもありので、自ら率先して会社のテレワーク対策を実施しよう手を上げる部署がないということもあります。

経営者は具体的な数字を見せると関心が高まること多いので、現状のコストと、テレワーク導入後のコスト比を見せると効果的です。また中間管理職がテレワークの効果を理解していないために上申しないことがたまにあるように思います。さまざまなデータを調べることも重要ですが、稟議を書く前に私たちのような専門家を利用することもスムーズに進める方法だと思います。

吉政氏:周辺を見ていると、自宅で仕事していると効率が下がって自滅していくケースが多いように思います。近くにあるサードプレイスでやると意識が変わっていい効果を生むという話もよく聞きますがどうですか?

黒澤:

気持ちの問題と思いがちかもしれませんが、周りの環境はやっぱり影響が大きいものです。施設に移動する間に日の光を少しでもあたっていれば、人間の体には影響がありますので、オンとオフを切り替えるのはすごく大切です。

<モデレーター・パネリストからのコメント>

吉政氏:

調査をすることが一番大事だと思っています。調査の項目になるのはこれまで紹介してきたもので、一般的にはこうだけど、うちはこうですというように、実際に自社に合わせてチェックしてみるといいと思います。そして、これを解決するためのコストはいくらでというように話を進めるのがいいと思います。

黒澤:

自遊空間ではノーコードでスマートフォンアプリを作った事例があります。これは現場から要望があって作ったものです。いまはプログラムを書かなくても現場でアプリを開発できるようになりました。DXを活用して業務を改善し、テレワークでも仕事ができるようにすることが攻めのテレワークです。実施できる企業とそうでない企業ではその差は広がっていきます。中小企業がDXを活用してどんどんテレワークを進めることで、大企業を追い越していけば、経済も復活していくと思います。そういうフォローアップの一つをR-Workが担えれば良いと思っています。

伊藤:

R-Workの営業としていろいろな企業に提案していく中で近くにそういう施設がないというお声を一番多くいただきます。

R-Workは7月1日から使える拠点が増えます。今後も増やしていく予定ですので、ぜひ試してもらえればなと思っています。

渡部氏:

市場調査をするとか、R-Workのような執務場所やネットワーク、セキュリティといったインフラ整備の検討を行う企業が多いように思いますがが、テレワーク自体は手段でしかなく、手段が目的にはなってはいけないと思います。その先のテレワークをする理由の目的がコロナ対策だから今のような状態になっているのではないでしょうか。会社の戦略や課題と絡めながら、テレワークであればこう課題解決するという仮説を立てたうえで、仮説検証を行いながらテレワークを導入できるようにやっていくのもいいのではないかなと考えています。

<視聴者のご質問>

利用中にご飯を食べた場合の精算はどうなりますか?

黒澤:飲食に関しては原則、店頭でのお支払いとなります。食事は経費計上でいない場合が多い想定で個別精算としています。

業種や企業規模によってかなり実施者割合が違う気がします。私はテレワークインフラを作る側なので、肌感覚では、1~2割程度しかないですね。でも、まだまだやるべきだとも思っています。

渡部氏:おっしゃる通りですね。大企業ではインフラの不足、中小企業ではテレワークへの意識づけ、癖づけでしょう。

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